Засади використання автоматизованої системи документообігу Черкаського апеляційного суду

ЗАСАДИ

використання автоматизованої системи документообігу

Черкаського апеляційного суду

Затверджені рішенням зборів суддів

Черкаського апеляційного суду

№ 3 від 28 березня 2025 року

Розділ I. Загальні положення

1. У Черкаському апеляційному суді використовується Автоматизована система документообігу суду (далі – АСДС).

2. Засади використання автоматизованої системи документообігу Черкаського апеляційного суду (далі – Засади) розроблені відповідно до вимог Закону України «Про судоустрій і статус суддів», Кримінального процесуального кодексу України, Цивільного процесуального кодексу України, Кодексу України про адміністративні правопорушення та Положення про автоматизовану систему документообігу суду, затвердженого рішенням Ради суддів України від 11 листопада 2024 року № 39 та погоджене наказом Державної судової адміністрації України від 29 листопада 2024 року № 529.

3. Цими Засадами визначаються особливості автоматизованого розподілу судових справ, передачі судових справ раніше визначеному у судовій справі судді, їх повторного автоматизованого розподілу, формування колегій суддів та інші питання стосовно порядку функціонування автоматизованої системи.

Розділ ІІ. Особливості розподілу судових справ між суддями

1. Автоматизований розподіл судових справ між суддями

1.1. Справи, позовні та інші заяви, скарги, подання і клопотання щодо визначення підсудності, інші передбачені законом процесуальні документи, що подаються до суду і можуть бути предметом судового розгляду, кримінальні провадження з перегляду ухвал слідчих суддів апеляційною інстанцією, розподіляються між усіма суддями судової палати з розгляду цивільних справ, які мають на час розподілу повноваження для здійснення процесуальних дій, з урахуванням спеціалізації суддів, визначеної зборами суддів, та з урахуванням визначених автоматизованою системою коефіцієнтів навантаження.

1.2. Кримінальні провадження, кримінальні справи, справи про адміністративні правопорушення, подання (клопотання) про направлення кримінальних проваджень з одного суду до іншого, інші матеріали, які підлягають розгляду в порядку процесуального законодавства, окрім кримінальних проваджень з перегляду ухвал слідчих суддів апеляційною інстанцією та клопотань, поданих в порядку глави 21 Кримінального процесуального кодексу України розподіляються між суддями судової палати з розгляду кримінальних справ, які мають на час розподілу повноваження для здійснення процесуальних дій, з урахуванням спеціалізації суддів, визначеної зборами суддів, та з урахуванням визначених автоматизованою системою коефіцієнтів навантаження.

1.3. Під час розподілу цивільних справ, позовних та інших заяв, скарг, подань і клопотань щодо визначення підсудності, інших передбачених законом процесуальних документів, що подаються до суду і можуть бути предметом судового розгляду за нормами Цивільного процесуального кодексу України, кримінальні провадження з перегляду ухвал слідчих суддів апеляційною інстанцією, автоматизованою системою визначається суддя-доповідач, який одночасно є головуючим суддею у судовій справі та судді з числа основного складу постійно-діючої колегії, а у випадку їх відсутності з числа  резервних суддів або з числа всіх суддів судової палати з розгляду цивільних справ. Судова справа розглядається колегією суддів, до складу якої входить визначений автоматизованою системою суддя-доповідач.

Під час розподілу судових справ, які розглядаються судовою палатою з розгляду цивільних справ Черкаського апеляційного суду як судом першої інстанції, автоматизованою системою визначається суддя.

1.4. Під час розподілу кримінальних проваджень, кримінальних справ, справ про адміністративні правопорушення, подань (клопотань) про направлення кримінальних проваджень з одного суду до іншого, інших матеріалів, які підлягають розгляду за нормами Кримінального процесуального кодексу України, окрім кримінальних проваджень з перегляду ухвал слідчих суддів апеляційною інстанцією та клопотань, поданих в порядку глави 21 Кримінального процесуального кодексу України, суддя-доповідач та склад колегії суддів визначаються автоматизованою системою документообігу суду з числа суддів судової палати з розгляду кримінальних справ, або суддів судової палати з розгляду цивільних справ, у визначених цими Засадами випадках.

1.5. Склад суду в кримінальних провадженнях (справах), в яких неможливо сформувати склад колегії суддів з числа суддів судової палати з розгляду кримінальних справ, окрім кримінальних проваджень з перегляду ухвал слідчих суддів апеляційною інстанцією, формується автоматизованою системою документообігу суду шляхом визначення судді-доповідача з числа суддів судової палати з розгляду кримінальних справ, а члени колегії визначаються з числа суддів судової палати з розгляду цивільних справ.

1.6. У разі неможливості подальшої участі судді-доповідача в розгляді кримінального провадження, з обставин визначених законом, суддя-доповідач визначається з суддів-членів колегії, які є суддями судової палати з розгляду кримінальних справ.

1.7. Кримінальні провадження (справи), в яких неможливо сформувати склад колегії суддів, де суддею-доповідачем не може бути визначено суддю з числа суддів судової палати з розгляду кримінальних справ, на підставі звіту про неможливість автоматизованого розподілу судової справи між суддями,  підлягають направленню за поданням  суду до Верховного Суду для вирішення питання про направлення кримінального провадження з одного суду до іншого.

У разі відмови Верховним Судом у задоволенні подання суду про направлення кримінального провадження, в якому неможливо сформувати склад колегії суддів, де суддею-доповідачем є суддя з числа суддів судової палати з розгляду кримінальних справ, з одного суду до іншого, таке кримінальне провадження підлягає новому розподілу в порядку визначеному в підпункті 1.5. цього пункту з виключенням суддів, яким було задоволено відвід (самовідвід).

1.8. Відмова судді від отримання розподіленої в установленому порядку судової справи не допускається.

1.9. Не розподіляються щодо конкретного судді, судді-доповідача судові справи, що надійшли:

- за два місяці до закінчення повноважень судді;

- за чотирнадцять календарних днів до початку відпустки, якщо її тривалість становить не менше чотирнадцяти календарних днів (один раз на рік);

- за три робочі дні до початку відпустки, якщо її тривалість становить більше п’яти календарних днів але менше чотирнадцяти календарних днів, а також більше чотирнадцяти календарних днів, у разі якщо відпустка береться вдруге і більше разів на рік;

- за один робочий день до початку відпустки, якщо її тривалість становить п’ять або менше календарних днів;

- у період відпустки судді;

- за один робочий день до відрядження (за три робочі дні – якщо тривалість відрядження становить більше семи календарних днів) та в дні перебування судді у відрядженні;

- під час тимчасової непрацездатності судді;

- у дні перебування судді на навчанні, підвищенні кваліфікації, участі у семінарських заняттях, діяльності органів суддівського самоврядування, Вищої ради правосуддя тощо без відбуття у відрядження (за наявності наказу голови суду).

Також, не розподіляються щодо конкретного судді судові справи:

- у разі призначення судді членом Вищої кваліфікаційної комісії суддів України, членом Вищої ради правосуддя –  з моменту прийняття рішення про призначення;

- у випадках, передбачених Розділом V цих Засад (на підставі рішення зборів суддів про тимчасове призупинення розподілу судових справ судді);

- в інших передбачених законом випадках, через які суддя не може здійснювати правосуддя або брати участь у розгляді судових справ (в тому числі і у випадку обрання щодо судді запобіжного заходу з покладанням на нього обов’язків, які унеможливлюють здійснення ним правосуддя або участь у розгляді судових справ, та/або у випадку ухвалення Вищою радою правосуддя рішення про тимчасове відсторонення судді від здійснення правосуддя).

У виняткових випадках, за заявою судді про надання відпустки, яка подана у перший день відпустки, внесення відповідних змін до налаштувань автоматизованої системи документообігу суду здійснюється у цей же день (перший день відпустки судді). Така заява судді погоджується головою суду.

1.10. Розподіл справ за апеляційними скаргами, які надійшли до суду повторно з передбачених процесуальним законом підстав, здійснюється у загальному порядку.

1.11. У разі повернення до апеляційного суду судової справи, в якій скасовувались судові рішення з передачею судової справи на новий розгляд до суду нижчої інстанції (крім справ, у яких наявні обставини, що виключають повторну участь суддів у розгляді справи, в тому числі перегляд справи за нововиявленими обставинами), така справа підлягає розподілу в загальному порядку.

1.12. Апеляційні скарги на ухвали слідчих суддів суду першої інстанції, які надійшли у межах одного кримінального провадження (за номером ЄДРДР) підлягають розподілу у загальному порядку.

2. Особливості формування колегій суддів

2.1. Склад колегії суддів по розгляду судової справи формується в автоматичному режимі автоматизованою системою одразу після визначення автоматизованою системою судді-доповідача згідно з налаштуванням складів постійно діючих колегій суддів, затверджених рішенням зборів суддів.

2.2. Якщо на момент призначення справи до розгляду суддя, який входить до складу постійно діючої  колегії суддів (крім судді-доповідача), не може здійснювати обов’язки судді (тимчасова непрацездатність, відрядження, відпустка тощо), з метою недопущення порушення процесуальних строків склад колегії суддів для вирішення питання про призначення справи до розгляду визначається на підставі вмотивованого розпорядження керівника апарату суду (особи, яка виконує його обов’язки) на виконання службової записки судді-доповідача автоматизованою системою в автоматичному режимі з числа суддів постійно діючої колегії, резервних суддів. У разі неможливості здійснити заміну  з  числа резервних суддів, такий суддя визначається з числа інших суддів судової палати за такими ж принципами.

2.3. Відповідно до визначеного процесуальним законодавством принципу незмінності складу суду, розгляд справи, як правило, проводиться у складі колегії суддів, який визначено автоматизованою системою  під час реєстрації справи.

Тимчасова відсутність судді-члена колегії (тимчасова непрацездатність, відпустка, відрядження тощо) не є безумовною підставою для проведення заміни такого судді іншим суддею.

Відповідна необхідність у кожному конкретному випадку визначається суддею-доповідачем з урахуванням обставин справи та установлених процесуальним законом строків розгляду справи.

У таких випадках на підставі мотивованого розпорядження керівника апарату суду (особи, яка виконує його обов’язки) на виконання службового листа судді-доповідача, автоматизованою системою в автоматичному режимі здійснюється заміна судді-члена колегії, який не може продовжувати участь у розгляді справи з підстав тимчасової непрацездатності, відпустки, відрядження тощо.

На підставі службового листа судді-доповідача, за мотивованим розпорядженням керівника апарату суду (особи, яка виконує його обов’язки) автоматизованою системою в автоматичному режимі також здійснюється заміна судді-члена колегії у разі вибуття судді зі складу постійно діючої колегії суддів, припинення повноважень судді тощо.

2.4. Заміна відсутнього судді здійснюється з числа  суддів постійно діючої колегії, у випадку неможливості – з числа резервних суддів, а у випадку  неможливості такої заміни – з числа суддів судової палати.

3. Розподіл судових справ шляхом передачі судової справи раніше визначеному

у судовій справі судді

3.1. Раніше визначеному в судовій справі судді, судді-доповідачу передаються:

- клопотання (подання) про визначення підсудності, що надійшли в рамках однієї справи, після визначення судді-доповідача у справі та до моменту закінчення її розгляду судом;

- заяви про повернення застави.

3.2. Цивільні справи, що надійшли із суду касаційної інстанції після скасування ухвал апеляційного суду, які перешкоджають подальшому розгляду судової справи (крім ухвал про закриття провадження у справі), а також ухвал, які не перешкоджають подальшому розгляду судової справи, передаються раніше визначеному у судовій справі судді-доповідачу, ухвалу якого скасовано чи у провадженні якого перебувала або перебуває судова справа.

3.3. Кримінальні справи, що надійшли із суду касаційної інстанції після скасування ухвал апеляційного суду про відмову у відкритті апеляційного провадження або про повернення апеляційної скарги, передаються раніше визначеному у судовій справі судді-доповідачу, ухвалу якого скасовано чи у провадженні якого перебувала або перебуває судова справа.

3.4. Заяви у справах, що передаються в порядку процесуального законодавства раніше визначеному судді-доповідачу, у разі відсутності такого судді, а також якщо суддя-доповідач не може здійснювати правосуддя більше двох місяців, підлягають розподілу в загальному порядку.

3.5. Відмова судді від отримання судової справи розподіленої у встановленому порядку не допускається.

4.  Повторний автоматизований розподіл судових справ між суддями

4.1. Як правило, у випадку тимчасової непрацездатності, відрядження, відпустки тощо судді-доповідача, судді-члена колегії на строк, що не призводить до порушення строків вирішення справи, повторний автоматизований розподіл справ не проводиться.  

4.2. Настання обставин, які тривалий час унеможливлюють участь судді-доповідача у розгляді судових справ, що має наслідком порушення строку розгляду судових справ, може бути підставою для повторного автоматизованого розподілу справи. У кожному конкретному випадку наявність вказаних обставин перевіряється заступником голови суду чи секретарем судової палати.

4.3. У разі задоволення відводу (самовідводу) судді, судді-доповідача або всього складу суду судова справа підлягає повторному автоматизованому розподілу, внаслідок якого визначається інший суддя, суддя-доповідач та інший склад колегії суддів. Підставою для повторного автоматизованого розподілу справи є ухвала суду про відвід (самовідвід) судді (суддів).

4.4. Повторний автоматизований розподіл судових справ також здійснюється у випадках:

- помилково визначеної спеціалізації (неврахування спеціалізації), виявлення очевидних помилок в налаштуваннях автоматизованої системи при розподілі справи чи неврахування працівниками апарату суду при розподілі справи положень підпункту 1.9. Розділу ІІ Засад.

4.5. Повторний автоматизований розподіл судових справ у випадках визначених підпунктами 4.2., 4.4. пункту 4 розділу ІІ здійснюється за письмовим розпорядженням керівника апарату суду.

Розділ IІІ. Особливості автоматизованого розподілу клопотань щодо проведення негласних слідчих (розшукових) дій

Облік клопотань щодо проведення негласних слідчих (розшукових) дій здійснюється режимно-секретним органом суду без реєстрації вхідної та вихідної кореспонденції у відділі організації діловодства (канцелярія) суду. 

Розподіл клопотань щодо проведення негласних слідчих (розшукових) дій в автоматизованій системі документообігу суду здійснюється відповідальною особою відділу режимно-секретної роботи за інформацією режимно-секретного органу суду, який займається обліком зазначених клопотань та має доступ до державної таємниці. Після проведення автоматизованого розподілу відповідальною особою відділу режимно-секретної роботи роздруковується протокол автоматизованого розподілу, що приєднується до справи та передається слідчому судді.

Облік апеляційних скарг, заяв, клопотань у кримінальних провадженнях, цивільних справах та справах про адміністративні правопорушення, які мають гриф секретності "таємно", "цілком таємно" здійснюється відділом режимно-секретної роботи суду без реєстрації вхідної та вихідної кореспонденції у відділі організації діловодства (канцелярія) суду.

Розподіл апеляційних скарг, заяв, клопотань у кримінальних провадженнях, цивільних справах та справах про адміністративні правопорушення, які мають гриф секретності "таємно", "цілком таємно" здійснюється відповідальною особою відділу режимно-секретної роботи суду, яка має доступ до державної таємниці. Автоматизована система визначає склад колегії з числа суддів суду, які мають допуск до державної таємниці відповідного ступеня секретності з урахуванням їхньої спеціалізації. Після проведення автоматизованого розподілу відповідальною особою відділу режимно-секретної роботи суду роздруковується протокол автоматизованого розподілу, що приєднується до справи та передається судді-доповідачу відповідно до Порядку організації та забезпечення режиму секретності в державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України  від 18 грудня 2013 року N 939.

Кількість суддів, необхідних для розгляду клопотань щодо проведення негласних слідчих (розшукових) дій визначається наказом голови суду.

Розділ ІV. Коефіцієнти форми участі суддів у розгляді судових справ та коефіцієнти складності  категорій судових справ

 Коефіцієнти форми участі суддів у розгляді судових справ на момент автоматизованого розподілу цих судових справ:

- головуючий суддя – 1;

- суддя-доповідач  – 1;

- член колегії – 0,05.

Коефіцієнт складності усіх категорій судових справ, що підлягають автоматизованому розподілу – 1, крім клопотань щодо проведення негласних слідчих (розшукових) дій та подань і клопотань щодо визначення підсудності.

Коефіцієнт складності клопотань щодо проведення негласних слідчих (розшукових) дій – 0,03.

Коефіцієнт складності подань і клопотань щодо визначення підсудності в порядку, передбаченому статтею 34 КПК України – 0,25.

При розрахунку коефіцієнту навантаження судді на момент автоматизованого розподілу судової справи не враховуються дні перебування судді у відпустці та під час тимчасової непрацездатності.  Всі інші дні, у які не розподіляються щодо конкретного судді судові справи, враховуються при розрахунку коефіцієнту навантаження судді.

Розділ V. Особливості визначення навантаження на суддів
 під час автоматизованого розподілу справ

З метою забезпечення належних умов праці зменшити навантаження щодо розгляду справ:

Голові суду – на 40 %

У разі, якщо суддя обіймає декілька посад та /або є одночасно і слідчим суддею коефіцієнти навантаження не плюсуються. В таких випадках навантаження на суддю зменшується на той відсоток, який є найбільшим із встановлених для відповідної посади  (виконуваної роботи).

У виключних випадках, пов’язаних з незадовільним станом здоров’я судді чи з сімейними обставинами судді, зборами суддів може бути зменшено відсоток навантаження щодо розгляду справ на такого суддю. 

У випадках виявлення значної різниці в навантаженні, тривалої нарадчої кімнати, виконання суддею іншої роботи, не пов’язаної зі здійсненням правосуддя (узагальнення судової практики, аналізи стану здійснення судочинства, участь у спеціальній підготовці кандидата на посаду судді, підготовці суддів та працівників апаратів судів, здійснення науково-викладацької діяльності в Національній школі суддів України тощо), може бути тимчасово призупинено розподіл судових справ для конкретного судді за наказом голови суду, винесеного на підставі мотивованого подання заступника голови суду чи секретаря судової палати.

Розділ VІ. Прикінцеві та перехідні положення

6.1. Ці Засади набирають чинності з 1 квітня 2025 року.

6.2. З дня набрання чинності цими Засадами втрачають чинність Засади використання автоматизованої системи документообігу Черкаського апеляційного суду, затверджені рішенням зборів суддів від 30.07.2019.